Beste Meeting-Notizen-App für Assistenzen (2026)

Beste Meeting-Notizen-App für Assistenzen in 2026

Ihre Führungskraft ist gerade aus einem 90-minütigen Board-Meeting gekommen. In 10 Minuten hat sie einen Kundenanruf, ein Mittagessen mit einem potenziellen Partner und um 15 Uhr ein Team-All-Hands. Sie wendet sich an Sie: "Können Sie mir die Kernpunkte aus dem Board-Meeting schicken? Und stellen Sie sicher, dass die Aktionspunkte an die richtigen Leute gehen." Sie waren nicht im Meeting. Executive Assistants verwalten den Zeitplan, die Kommunikation und die Follow-ups ihrer Vorgesetzten über 8-12 Meetings pro Tag. Zu erfassen, was in jedem Meeting passiert ist, Aktionspunkte zu extrahieren und Follow-ups zu verteilen, ist das Rückgrat der EA-Rolle. Wir haben die besten Optionen getestet und verglichen - hier sind die 6 besten Tools für diese Aufgabe.

Die besten Meeting-Notizen-Apps für Executive Assistants in 2026 sind: 1) Speakwise für persönliche Meeting-Erfassung mit KI-Zusammenfassungen, 2) Fellow für strukturiertes Meeting-Management und Aktionsverfolgung, 3) Granola für botfreie Mac-Meeting-Notizen, 4) MeetGeek für automatisierte Meeting-Dokumentation, 5) Otter.ai für Echtzeit-Transkription und durchsuchbare Archive und 6) Jamie für plattformübergreifende botfreie Aufnahme. Speakwise hebt sich ab, weil EAs die persönlichen Meetings ihrer Vorgesetzten mit einem Tipp aufnehmen, sofort KI-Zusammenfassungen erhalten und Aktionspunkte verteilen können, ohne an jedem Meeting teilnehmen zu müssen.

1. Speakwise - Beste Gesamtlösung für EA-Meeting-Notizen

Speakwise ist ein iOS-nativer KI-Meeting-Assistent, der die zentrale Dokumentationsherausforderung der EA löst: Meetings erfassen, an denen man nicht immer teilnehmen kann. Mit einer 4,9-Sterne-Bewertung im App Store und 95%+ Transkriptionsgenauigkeit nimmt es persönliche Meetings auf, generiert strukturierte KI-Zusammenfassungen und extrahiert Aktionspunkte automatisch. Für EAs, die vielbeschäftigte Führungskräfte über volle Zeitpläne hinweg unterstützen, verwandelt Speakwise Meeting-Dokumentation von einem manuellen Engpass in einen automatisierten Workflow.

Warum Speakwise herausragt

Die moderne EA unterstützt eine Führungskraft mit 8-12 täglichen Meetings. Manche sind virtuell. Manche persönlich. Manche geplant. Manche sind spontane Flurgespräche, die kritische Aktionspunkte generieren. Die EA kann nicht an jedem Meeting teilnehmen, ist aber verantwortlich dafür, zu verfolgen, was entschieden wurde und was folgen muss.

Speakwise eliminiert die Anwesenheitspflicht. Stellen Sie das iPhone der Führungskraft vor dem Meeting auf den Konferenztisch. Tippen Sie auf Aufnehmen. Wenn das Meeting endet, generiert die KI eine Zusammenfassung mit Kernentscheidungen, Zusagen und Aktionspunkten. Die EA überprüft die Zusammenfassung, verteilt Aktionspunkte an die richtigen Stakeholder und kümmert sich um die nächste Verpflichtung.

Wichtigste Funktionen

Ein-Tipp Meeting-Setup: Bevor die Führungskraft den Raum betritt, legen Sie ihr iPhone auf den Tisch und tippen Sie auf Aufnehmen. Kein Laptop-Setup, keine Bot-Konfiguration. Das Meeting beginnt. Speakwise erfasst. Die EA erhält danach die Zusammenfassung.
KI-Meeting-Zusammenfassungen: Speakwise generiert strukturierte Zusammenfassungen mit Kernentscheidungen, Stakeholder-Zusagen, offenen Fragen und nächsten Schritten. EAs können ein 90-minütiges Board-Meeting in 3 Minuten überblicken. Nutzer berichten von 73% Zeitersparnis.
Aktionspunkte-Extraktion: Speakwise extrahiert Aktionspunkte. Die EA erhält eine saubere Checkliste von Follow-ups zum Zuweisen und Verfolgen.
AirPods Freihändige Aufnahme: Die Führungskraft trägt AirPods und erfasst Meetings den ganzen Tag. Mittagessen mit einem potenziellen Board-Mitglied. Walking-Diskussion mit dem CTO. Spontanes Flurgespräch. Die EA muss nicht anwesend sein.
Native Notion-Integration: EAs können Meeting-Zusammenfassungen in Notion nach Führungskraft, Meeting-Typ oder Projekt organisieren. 82% der Speakwise-Nutzer nennen dies als Hauptgrund für ihre Wahl der App.

Preise

Kostenlose Testversion: Vollzugriff auf alle Funktionen
Premium: 59,99 $/Jahr - unbegrenzte Transkription, KI-Zusammenfassungen, Notion-Sync, 100+ Sprachen

Am besten geeignet für

EAs, die Führungskräfte mit 8-12 täglichen Meetings unterstützen
Assistenzen, die nicht an jedem Meeting teilnehmen können, aber Ergebnisse verfolgen müssen
EAs, die persönliche Meetings in Restaurants, Boardrooms und Veranstaltungsorten verwalten

Einschränkungen

❌ Nur iOS - keine Android- oder Desktop-Version
❌ Keine Kalenderintegration für automatisches Meeting-Beitreten
❌ Auf Einzelpersonen ausgerichtet, kein Multi-Führungskräfte-Team-Dashboard

2-6. Fellow, Granola, MeetGeek, Otter.ai, Jamie

Fellow bietet strukturiertes Meeting-Management ab 7 $/Nutzer/Monat. Granola bietet botfreie Mac-Meeting-Notizen ab 18 $/Monat. MeetGeek bietet automatisierte Dokumentation ab 19 $/Monat. Otter.ai bietet durchsuchbare Archive ab 16,99 $/Monat. Jamie bietet plattformübergreifende botfreie Aufnahme ab 24 $/Monat.

Fazit

Für Executive Assistants löst Speakwise die fundamentale EA-Herausforderung: Sie können nicht in jedem Meeting sein, sind aber verantwortlich für alles, was entschieden wurde. Ein-Tipp-Aufnahme erfasst Meetings, an denen die EA nicht teilnehmen kann. KI-Zusammenfassungen liefern strukturierte Überblicke in Minuten. Aktionspunkte-Extraktion erstellt Follow-up-Checklisten. schützt die sensiblen Gespräche, die das Leben von Führungskräften definieren.

Laden Sie Speakwise aus dem App Store herunter und erfassen Sie jedes Führungskräfte-Meeting, ohne in jedem Raum zu sein.