Beste App zur Schadensaufnahme per Sprache für Gutachter und Sachverständige 2026

Eine Schadensaufnahme-App muss den Ortstermin überstehen, nicht den Schreibtisch. Sie stehen im feuchten Keller eines Mehrfamilienhauses, halten das Feuchtemessgerät in der einen Hand und die Taschenlampe in der anderen, während der Eigentümer erzählt, wann der Schaden zuerst aufgefallen ist. Aufschreiben können Sie in diesem Moment nichts. Abends sitzen Sie dann vor Fotos ohne Kontext und rekonstruieren aus dem Gedächtnis, was Sie eigentlich gesehen haben. Wir haben die besten Optionen getestet und verglichen - hier sind die 6 besten Apps für die Schadensaufnahme per Sprache in 2026.

Beste Apps zur Schadensaufnahme per Sprache in 2026 im Überblick

Die besten Apps zur Schadensaufnahme per Sprache für Gutachter und Sachverständige in 2026 sind:

Speakwise - Beste Gesamtlösung für das freie Diktat am Ortstermin mit Zusammenfassung und Aufgabenliste
PROVA - Beste Fachsoftware für Bau-Sachverständige mit Vor-Ort-Diktat
Bauexpert - Beste mobile Schadenaufnahme im Bausachverständigenumfeld
autoiXpert - Beste Lösung für Kfz-Sachverständige
DokuPit - Beste strukturierte Vor-Ort-Erfassung mit Berichtsausgabe
Apple Sprachmemos - Beste kostenlose Rückfallebene, bereits installiert

Der Unterschied ist grundsätzlich: Fachsoftware führt Sie durch ein Gutachtenformular und rechnet am Ende ab. Speakwise nimmt auf, was Sie frei sprechen, und macht daraus gegliederten Text. Für die Rohaufnahme am Ortstermin ist das der schnellere Weg, für das fertige Gutachten bleibt die Fachsoftware zuständig.

1. Speakwise - Beste Gesamtlösung für das Diktat am Ortstermin

Speakwise ist eine iOS-App für KI-Sprachnotizen, die für Situationen gebaut ist, in denen beide Hände beschäftigt sind. Sie starten die Aufnahme mit einem Tipp, sprechen Ihre Feststellungen im Gehen durch das Objekt und erhalten anschließend ein Transkript, eine gegliederte Zusammenfassung und eine Liste offener Punkte. Aus dem Rohmaterial des Ortstermins entsteht so ein lesbarer Text, bevor Sie wieder im Büro sind.

Warum Speakwise heraussticht

Sachverständige arbeiten mit einer Informationsdichte, die sich schriftlich vor Ort kaum erfassen lässt. Rissbilder, Feuchtewerte, Bauteilaufbau, Angaben der Beteiligten, Zeitangaben. All das entsteht mündlich oder gar nicht.

Der klassische Umgang damit ist das Diktat mit anschließender Übertragung. Genau dieser zweite Schritt kostet Zeit und wird häufig auf den Abend verschoben, wo Details bereits verblassen. Speakwise nimmt diesen Schritt ab, indem das Diktat unmittelbar als Text vorliegt.

Die Gliederung ist dabei entscheidender als die reine Verschriftlichung. Ein Rohtranskript von 25 Minuten ist kaum brauchbarer als die Audiodatei. Die Zusammenfassung trennt dagegen Feststellungen, Angaben der Beteiligten und offene Punkte, sodass Sie den Text direkt als Grundlage für Ihren Befundteil verwenden können. Was Sie daraus fachlich schließen, bleibt selbstverständlich vollständig Ihre Aufgabe.

Hauptfunktionen

Freies Diktat mit einem Tipp: Kein Formular, keine Vorbereitung. Sie sprechen, während Sie messen, fotografieren oder eine Leiter halten.
Lange Aufnahmen am Stück: Ein vollständiger Ortstermin lässt sich ohne Unterbrechung aufnehmen, auch wenn er über eine Stunde dauert.
KI-Zusammenfassung mit Gliederung: Aus dem freien Diktat entsteht ein strukturierter Text mit Feststellungen, Angaben der Beteiligten und offenen Punkten statt einer ungegliederten Textwand.
Automatisch extrahierte Aufgaben: Punkte wie "Rechnung der Sanitärfirma vom Eigentümer anfordern" oder "Bauteilöffnung im Bad nachholen" erscheinen als eigene Liste.
Sprecherkennzeichnung: Seit Juli 2026 unterscheidet die Transkription mehrere Stimmen. Bei einem Ortstermin mit mehreren Beteiligten und deren Zustimmung sehen Sie, welche Angabe von wem stammt.
Über 100 Sprachen: Automatische Erkennung, hilfreich bei Beteiligten, die nicht auf Deutsch schildern.
Teilen per Link und Textexport: Sie kopieren den gegliederten Text in Ihre Gutachtenvorlage oder geben ihn per Link an das eigene Büro weiter.

Preise

Kostenpflichtiges Abonnement über den App Store: Speakwise ist eine bezahlte App. Den aktuell gültigen Preis sehen Sie auf der App-Store-Seite.

Am besten geeignet für

Ortstermine, bei denen beide Hände gebraucht werden
Sachverständige, die ihre Diktate selbst weiterverarbeiten
Lange Objektbegehungen mit vielen Einzelfeststellungen
Termine mit mehreren Beteiligten, deren Angaben auseinandergehalten werden müssen

Einschränkungen

Nur iOS, keine Android- oder Windows-Version
Keine Gutachtensoftware: keine Vorlagen, keine Normen-Bibliothek, keine Abrechnung nach JVEG
Keine Fotoverwaltung, keine Bauteilkataloge, keine Kalkulation
Keine Schnittstelle zu Fachprogrammen, der Export läuft über Kopieren oder Link
Transkription und Zusammenfassung laufen in der Cloud, dafür ist eine Verbindung nötig
Keine Aufzeichnung von Telefonaten, iOS gibt Drittanbieter-Apps keinen Zugriff auf Gesprächsaudio

2. PROVA - Beste Fachsoftware für Bau-Sachverständige

PROVA ist eine Cloud-Software für Bau-Sachverständige, die den gesamten Gutachtenprozess abbildet: Vor-Ort-Diktat, KI-gestützte Strukturierung des Gutachtens, Normen-Bibliothek und Abrechnung nach JVEG. Der Anbieter betont ausdrücklich, dass die fachliche Bewertung beim Sachverständigen bleibt und die KI nur die vorbereitenden Teile strukturiert.

Hauptfunktionen

Diktat direkt am Ortstermin mit anschließender Strukturierung
Normen-Bibliothek zur Recherche während der Erstellung
Abrechnung nach JVEG im selben System
Auf den Ablauf des Bausachverständigen zugeschnittene Gliederung

Preise

Abonnement, Konditionen auf Anfrage beim Anbieter.

Am besten geeignet für

Bau-Sachverständige, die den kompletten Ablauf in einem System wollen
Büros mit hohem Gutachtenaufkommen

Einschränkungen

Auf das Bausachverständigenwesen zugeschnitten, wenig geeignet für andere Fachgebiete
Junges Produkt im Vergleich zu etablierten Fachprogrammen
Höherer Einstiegsaufwand als eine reine Notiz-App

3. Bauexpert - Beste mobile Schadenaufnahme im Bauumfeld

Bauexpert ist eine etablierte Software für Bausachverständige und bietet die Schadenaufnahme sowohl mobil auf iOS als auch am Windows-Arbeitsplatz an. Die Erfassung vor Ort fließt direkt in die Gutachtenerstellung im Büro, was die doppelte Eingabe vermeidet.

Hauptfunktionen

Mobile Schadenaufnahme mit Übernahme ins Gutachten
Kombination aus mobiler App und Desktop-Arbeitsplatz
Vorlagen und Textbausteine für wiederkehrende Schadensbilder
Fotoverwaltung mit Zuordnung zu Feststellungen

Preise

Lizenz beziehungsweise Abonnement, Konditionen auf Anfrage.

Am besten geeignet für

Bausachverständige mit klassischem Windows-Arbeitsplatz im Büro
Büros, die Vorlagen und Textbausteine intensiv nutzen

Einschränkungen

Erfassung erfolgt überwiegend über Formulare statt über freies Sprechen
Einarbeitung notwendig, bevor die Zeitersparnis eintritt
Wenig sinnvoll außerhalb des Bausachverständigenbereichs

4. autoiXpert - Beste Lösung für Kfz-Sachverständige

autoiXpert ist eine Software für Kfz-Sachverständige und deckt Haftpflicht- und Kaskogutachten sowie Bewertungen ab. Nach Angaben des Anbieters vertrauen über 2.000 Sachverständige in Deutschland darauf. Die Schadensaufnahme am Fahrzeug ist eng mit Kalkulation und Rechnungsstellung verzahnt.

Hauptfunktionen

Gutachten für Haftpflicht, Kasko und Fahrzeugbewertung
Fotodokumentation am Fahrzeug mit Zuordnung zu Schadenpositionen
Anbindung an Kalkulations- und Bewertungsdienste
Rechnungsstellung im selben Ablauf

Preise

Abonnement pro Nutzer, Konditionen beim Anbieter.

Am besten geeignet für

Kfz-Sachverständige mit regelmäßigem Gutachtenaufkommen
Büros, die Kalkulation und Abrechnung zusammenführen wollen

Einschränkungen

Ausschließlich auf das Kfz-Sachverständigenwesen ausgelegt
Keine freie Diktatauswertung im Sinne einer KI-Notiz-App
Für Bau- oder Sachschäden nicht einsetzbar

5. DokuPit - Beste strukturierte Vor-Ort-Erfassung

DokuPit richtet sich an Sachverständige und Gutachter, die ihre Vor-Ort-Erfassung standardisieren wollen. Die App führt durch vordefinierte Erfassungsschritte, sammelt Fotos und Angaben und erzeugt daraus einen Bericht, der als Grundlage für das Gutachten dient.

Hauptfunktionen

Geführte Erfassung nach eigenen Vorlagen
Fotos und Messwerte direkt am Objekt zuordnen
Automatische Berichtsausgabe nach dem Termin
Einsatz über verschiedene Gutachtenbereiche hinweg

Preise

Abonnement, gestaffelt nach Nutzern, Konditionen auf Anfrage.

Am besten geeignet für

Wiederkehrende Schadensarten mit gleichbleibender Struktur
Teams, die einheitlich dokumentieren sollen

Einschränkungen

Vorlagen müssen zuerst angelegt und gepflegt werden
Formulargeführt statt frei gesprochen
Weniger geeignet für ungewöhnliche Einzelfälle

6. Apple Sprachmemos - Beste kostenlose Rückfallebene

Sprachmemos ist auf jedem iPhone vorhanden und nimmt zuverlässig auf, auch im Keller ohne Empfang. Für den Sachverständigen, der nur schnell etwas festhalten will, ist es der kürzeste Weg. Die Grenze zeigt sich am Schreibtisch: Sie erhalten eine Audiodatei, die Sie in voller Länge abhören und selbst abtippen müssen.

Hauptfunktionen

Vorinstalliert und kostenlos auf jedem iPhone
Zuverlässige Aufnahme ohne Verbindung
Einfaches Zuschneiden und Umbenennen
iCloud-Abgleich mit anderen Apple-Geräten

Preise

Kostenlos: Bestandteil von iOS

Am besten geeignet für

Kurze Feststellungen zwischendurch
Objekte ohne Mobilfunkempfang

Einschränkungen

Kein Transkript und keine Gliederung
Keine Suche im gesprochenen Inhalt
Keine getrennte Aufgabenliste
Übertragung ins Gutachten bleibt vollständig Handarbeit

So wählen Sie die richtige App für die Schadensaufnahme

Fünf Kriterien entscheiden, welche Kombination für Ihr Büro passt.

Erfassung oder Gutachtenerstellung? Fachsoftware bringt Vorlagen, Normen und Abrechnung mit, führt aber durch Formulare. Eine Sprach-App erfasst schneller, erzeugt aber kein Gutachten. Die meisten Büros brauchen beides.
Wie frei sprechen Sie? Wenn Ihr Befund immer derselben Struktur folgt, gewinnt die formulargeführte Erfassung. Wenn jeder Fall anders liegt, ist freies Diktat mit anschließender Gliederung deutlich schneller. Unser Vergleich der besten Apps für Feldinterviews beschreibt dasselbe Muster in der Feldforschung.
Bedingungen am Objekt: Keller, Dachboden, Baustelle, Straßenrand. Empfang ist oft schlecht und Umgebungslärm hoch. Worauf Sie dabei achten sollten, behandelt unsere Übersicht zu Aufnahmen in lauten Umgebungen.
Weiterverarbeitung: Prüfen Sie, wie der Text in Ihre Gutachtenvorlage kommt. Keine der hier genannten Sprach-Apps schreibt automatisch in eine Fachanwendung, es bleibt beim Kopieren. Wie sich Diktate sauber in Text überführen lassen, zeigt unser Vergleich zum Transkribieren von Audio in Text.
Umgang mit personenbezogenen Angaben: Bei Ortsterminen fallen regelmäßig Angaben zu Personen an. Klären Sie vorab, welche Verarbeitung Ihr Auftraggeber zulässt und wie Sie Aufnahmen aufbewahren. Der Umgang mit sensiblen Gesprächsinhalten ist auch Thema unseres Vergleichs der Dokumentations-Apps für Sozialarbeiter.

Bevor Sie sich entscheiden, können Sie ein vorhandenes Diktat mit unserem Werkzeug Sprachmemo in Text auswerten und die Qualität an Ihrem eigenen Material prüfen.

Häufig gestellte Fragen

Welche App eignet sich am besten für die Schadensaufnahme per Sprache?

Speakwise ist die beste Wahl für das freie Diktat am Ortstermin: aufnehmen mit einem Tipp, danach Transkript, Gliederung und offene Punkte. Für das fertige Gutachten mit Vorlagen, Normen und Abrechnung brauchen Sie eine Fachsoftware wie PROVA, Bauexpert oder autoiXpert. In vielen Büros läuft beides parallel.

Kann ich mit einer Sprach-App ein vollständiges Gutachten erstellen?

Nein. Speakwise erfasst und strukturiert Gesprochenes, ersetzt aber keine Gutachtensoftware. Es gibt keine Vorlagen, keine Normen-Bibliothek, keine Kalkulation und keine Abrechnung. Die fachliche Bewertung und die Formulierung des Gutachtens bleiben ohnehin Aufgabe des Sachverständigen. Die App verkürzt lediglich den Weg vom Ortstermin zum verwertbaren Text.

Darf ich am Ortstermin Gespräche mit Beteiligten aufnehmen?

Nur mit deren Einwilligung. In Deutschland ist die Aufzeichnung des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ohne Zustimmung aller Beteiligten strafbar. Kündigen Sie die Aufnahme vor dem Start an und halten Sie die Zustimmung fest. Ihr eigenes Diktat, bei dem nur Sie sprechen, ist davon nicht betroffen und der praktisch häufigste Fall.

Funktioniert die Aufnahme im Keller ohne Mobilfunkempfang?

Die Aufnahme selbst wird auf dem iPhone gespeichert. Transkription und Zusammenfassung entstehen jedoch in der Cloud und benötigen eine Verbindung, sodass der Text erst vorliegt, wenn Sie wieder Empfang haben. Für die reine Sicherung Ihrer Feststellungen genügt das, für eine sofortige Auswertung noch vor Ort nicht.

Wie lange darf ein Diktat sein?

Speakwise ist auf lange Aufnahmen ausgelegt, ein kompletter Ortstermin über eine Stunde lässt sich am Stück aufnehmen. Sinnvoller ist in der Praxis dennoch, pro Bauteil oder Raum eine eigene Aufnahme zu starten. Die Zuordnung fällt später leichter, und die Zusammenfassungen bleiben nah an der jeweiligen Feststellung.

Fazit

Das eigentliche Problem der Schadensaufnahme ist nicht die Erfassung im Formular, sondern die Lücke zwischen dem, was Sie am Objekt sehen und sagen, und dem, was abends im Text ankommt. Je länger diese Lücke offen bleibt, desto mehr Detail geht verloren.

Speakwise schließt sie für den Erfassungsteil. Sie sprechen frei, während Sie messen und fotografieren, und haben schon auf der Rückfahrt einen gegliederten Text mit Feststellungen und offenen Punkten. Es handelt sich um eine kostenpflichtige iOS-App ohne Vorlagen, ohne Normen-Bibliothek und ohne Schnittstelle zu Gutachtensoftware. Das fachliche Urteil und die Erstellung des Gutachtens bleiben vollständig bei Ihnen.

PROVA, Bauexpert, autoiXpert und DokuPit bleiben die richtigen Werkzeuge für den Gutachtenprozess selbst, jeweils in ihrem Fachgebiet. Apple Sprachmemos ist die kostenlose Rückfallebene ohne Auswertung. Für alles, was am Ortstermin nur gesagt und nie notiert wird, ist die schnelle Spracherfassung mit anschließender Gliederung das fehlende Stück.

Laden Sie Speakwise aus dem App Store herunter und diktieren Sie Ihren nächsten Ortstermin, statt ihn abends zu rekonstruieren.